האם יש לך צורך לנהל את הלקוחות שלך?

צרה ושמה
תלונות ומענות

כולנו אוהבים את הלקוחות שלנו. הרי הם אילו שמפרנסים אותנו, ורק בזכות הלקוחות שלנו נוכל לשלם את החשבונות בסוף החודש. אבל ביננו לבין עצמנו, ומאד לצערינו, הלקוחות שלנו אינם מושלמים.
הלקוחות שלנו לא תמיד מרוצים מהמוצר ומהשירות שנתנו להם והם פונים אלינו בתלונות.

את הפניות האלה צריך להפוך למשימות, לעצמנו או לאנשי הצוות האחרים שעובדים איתנו. צריך לוודא שהמשימה הגיעה לאיש הנכון בעסק והוא טיפל בה. וכמובן צריך לוודא שהלקוח קיבל תשובה או פיתרון לבעיה שלו.

צרה ושמה גביה
של חשבוניות

הלקוחות, לפחות הלקוחות שמוכרים לנו, לא ממהרים לשלם. לעיתים קרובות הם מאחרים בתשלום החשבוניות ששלחנו להם. כלומר, אנחנו צריכים לארגן לנו רשימה של חשבוניות ששלחנו ללקוחות, ולבדוק מדי יום האם יש איחורים בתשלום.

ומה עושים לאחר שמצאנו (וברור שנמצא) חשבוניות שלא שולמו במועד?

צריך לשלוח מייל ללקוח או להתקשר אליו טלפונית ולהזכיר לו לשלם. ואחרי זה, עדיין צריך להמשיך ולעקוב אחרי החשבונית, ואם לאחר שבוע-שבועיים לא התקבל תשלום, שוב לפנות ללקוח.

"צרה" אחרת היא החיוב של לקוחות על-ידי חשבוניות עסקה.

צרה ושמה
חשבוניות/עסקה

אתה בוודאי יודע שכבר מספר שנים ניתן לחייב את הלקוחות לא רק על-ידי חשבוניות מס (שיוצרות מייד חובה לשלם את המע"מ), אלא גם על-ידי חשבוניות עסקה (שלא יוצרות חובה לשלם את המע"מ). נפלא. אבל אליה וקוץ בה, מרבית המערכות להנהלת חשבונות לא יודעות לנהל יתרת לקוחות על בסיס חשבוניות עסקה, אלא רק על בסיס חשבוניות מס. כלומר לקוח ששלחנו לו חשבונית עסקה לא יהיה בכלל בחובה ולא יוצג ביתרת לקוחות. אם הוא לא יהיה ישר וישלם לנו בזמן, יש סיכוי גדול שפשוט נשכח ממנו.

כספית בענן נותנת תשובה מלאה לכל הצרות העסקיות האלה

בכספית תמצא
פיתרון לצרות

✓ רשימת חשבוניות באיחור כבר במסך הראשי של כספית

במסך הבית של כספית בענן מוצגת רשימה של חשבוניות מס וחש/עסקה שלא שולמו במועד. כספית גם מחשבת את ימי האיחור ומדגישה באדום כאשר מספר ימי האיחור גדול מ-30. זה מאפשר לנו להיפטר מהצורך לנטר את רשימת החשבוניות באופן ידני ולקבל בקלות רשימה של חשבוניות לטיפול.

✓ תזכורות אוטומטיות לתשלום

מייל אוטומטי עם תזכורת לתשלום חובות בהנהלת חשבונות באינטרנט

מודול ניהול הלקוחות של כספית הולך צעד אחד קדימה. הוא מאפשר לך להגדיר שלשה מיילים שאותם תשלח כספית ללקוחות שאיחרו בתשלום. המייל הראשון יכול להיות קורקטי ואדיב. הוא ישלח מייד ביום האיחור הראשון. המייל השני ישלח לאחר שבועיים, והוא כבר יהיה תקיף יותר. המייל השלישי ישלח לאחר 60 יום והוא כבר יאיים בתביעה משפטית. כמובן שאתה יכול לקבוע את הנוסח של המייל ואת מועדי המשלוח בעצמך.

זהו פיתרון מדהים למי שסובל מקושי נפשי לפנות ללקוח ולדרוש ממנו את התשלום (כלומר, כולנו). המיילים פשוט נשלחים באופן אוטומטי ולא דורשים שום מאמץ נפשי או מאמץ אחר.

✓ יתרת לקוחות מבוססת על חשבוניות עסקה

בכספית יכולת יחודית לנהל יתרת לקוחות שמבוססת הן על חשבוניות מס והן על חשבוניות עסקה. כאשר שולחים חשבונית עסקה ללקוח כספית מייד מעדכנת את יתרת הלקוח. אם מקבלים תשלום ומפיקים ללקוח חש/קבלה, כספית מאפסת את יתרת הלקוח. היא יודעת לקשר בין חש/העסקה לבין חש//הקבלה שהופקה ממנה, וכך הלקוח לא מחויב פעמיים.

✓ משימות

רשימת משימות בהנהלת חשבונות באינטרנט

מודול ניהול הלקוחות גם מכיל מערכת משימות. את המשימות תוכל לקשר ללקוח, ולשייך אותן לעצמך או לעובדים אחרים.
מערכת המשימות תשלח לך מייל בכל פעם שתקבל משימה, או אם משימה שאתה פתחת עודכנה על-ידי עובדים אחרים.

רשימת המשימות מוצגת במסך הראשי של לכספית, כך שהיא מתזכרת אותך ואת העובדים האחרים בכל פעם שאתה נכנס לכספית.

בכדי להקל את העבודה, תוכל לראות כבר במסך הראשי את הדחיפות של המשימה, תיאור קצר שלה, מי האחראי עליה, ומתי יש לסיים אותה.

✓ רישומים בכרטיס הלקוח

מערכת ניהול הלקוחות מאפשרת לך לנהל רישומים בכרטיס הלקוח. הרישומים מתוארכים כך שאפשר לראות מי ומתי רשם אותם. בעזרת הרישומים אפשר להתעדכן בקלות בטיפול בלקוח, לרשום חריגים לידיעת העובדים האחרים (לדוגמה: לא לחייב על X) ועוד.

✓ אנשי קשר

בעזרת כספית תוכל לנהל מספר לא מוגבל של אנשי קשר לכל לקוח.
בהקמת חשבונית תוכל לבחור למי מאנשי הקשר של הלקוח לשייך את החשבונית.

✓ שיוך לפרויקטים

בעזרת כספית תוכל לשייך חשבוניות לפרויקטים, וכך להפריד בין ההכנסות של הפרויקטים השונים, שאתה מבצע אצל הלקוח. השיוך לפרויקט חשוב לא רק לך אלא גם ללקוח שלך. כך הוא יודע מי צריך לאשר את החשבונית, ולא פחות חשוב, מי צריך לשלם עבורה.

✓ שיוך קבצים

בעזרת כספית תוכל לשייך קבצים ללקוחות. כך תוכל לשמור בכספית מסמכים חשובים כמו הזמנות עבודה חתומות, מפרטים של פרויקטים, תמונות של מוצרים שספיקת ללקוח וכו'.

✓ שליפת מיקוד

אם אתה עדיין שולח מכתבים של נייר בדואר, אתה בודאי מודע לצורך להוסיף מיקוד לכתובת. המיקוד עוזר להבטיח שהמכתב יגיע ליעדו, ושלא יקרה מה שקרה לנו, שמכתב שנשלח למושב עין שריד הגיע לקיבוץ שריד. הוספת מיקוד אוטומטית לכתובת הלקוח במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט בכספית ממשק יחודי למערכת המיקוד של הדואר. לאחר שתזין את הכתובת של הלקוח תוכל להקליק על כפתור, והמערכת תשלוף מייד את המיקוד המעודכן (7 ספרות) של הלקוח ממערכת המיקוד של הדואר.